Asiakkaan tunteminen
Miksi Neste kysyy asiakkaan tietoja?
Maksupalvelun tarjoajana meillä on lakisääteinen velvollisuus tuntea asiakkaamme. Asiakkaan tunteminen ja siihen liittyvät asiakkaillemme esitettävät kysymykset perustuvat lainsäädäntöön, kuten lakiin rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä. Tavoitteena on rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen, talousrikollisuuden sekä väärinkäytösten estäminen.
Kysymme asiakastietojanne sekä asiakassuhdetta perustettaessa että säännöllisesti asiakkuuden aikana, keskimäärin noin kolmen vuoden välein. Ajan tasalla olevat asiakastiedot ovat edellytys olemassa olevalle asiakassuhteelle.
Yritysasiakkaiden osalta meidän on tunnistettava mm. yritys- ja yhteisöasiakkaan edustajat, omistajat, omistusrakenne ja tosiasialliset edunsaajat. Lisäksi meillä tulee olla riittävät tiedot asiakkaamme liiketoiminnasta ja taloudellisesta tilanteesta. Huomaathan, että lomakkeen allekirjoittajalla tulee olla yrityksen nimenkirjoitusoikeus. Lomakkeen lopussa on mahdollisuus välittää allekirjoituspyyntö yrityksen nimenkirjoitusoikeutetulle.
Asiakastietosi
Asiakkaan tunteminen ja tunnistaminen – miksi kysymme sinulta näitä tietoja?
Asiakkaan tuntemisvelvoite perustuu lainsäädäntöön. Tavoitteena on rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen, talousrikollisuuden ja väärinkäytösten estäminen.
Kysymme asiakastietojanne sekä asiakassuhdetta perustettaessa että säännöllisesti asiakassuhteen aikana, keskimäärin noin kolmen vuoden välein. Lähetämme sähköpostitse pyyntöjä asiakastietojen päivittämiseen liittyen, mikäli asiakastiedot vaativat päivittämistä. Ajan tasalla olevat asiakastiedot ovat edellytys olemassa olevalle asiakassuhteelle. Kun tunnemme asiakkaamme, pystymme esimerkiksi paremmin suojelemaan asiakasta alati yleistyviltä huijausyrityksiltä.
Asiakkaan tunnistamistietoja ja muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä muihin laissa rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä edellytettyihin tarkoituksiin. Asiakkaan henkilötietoja voidaan käyttää sen selvittämiseen, onko asiakas kansainvälisten pakotteiden kohteena.
Kaikkia antamiasi tietoja käsitellään luottamuksellisesti.
Poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö
Poliittisesti vaikutusvaltaisella henkilöllä (”PEP-henkilö”) tarkoitetaan luonnollista henkilöä, joka toimii tai on toiminut merkittävässä julkisessa tehtävässä.
Merkittävällä julkisella tehtävällä tarkoitetaan toimimista seuraavissa tehtävissä
a) valtionpäämiehenä, hallituksen päämiehenä, ministerinä, vara- tai apulaisministerinä;
b) parlamentin jäsenenä;
c) poliittisten puolueiden johtoelinten jäsenenä;
d) ylimpien tuomioistuinten, perustuslakituomioistuimen tai muun vastaavan oikeuselimen jäsenenä, jonka päätöksiin ei voida poikkeustapauksia lukuun ottamatta hakea muutosta;
e) tilintarkastustuomioistuimen ja valtiontalouden tarkastusvirastoa vastaavan valtion varainhoitoa tarkastavan ylimmän päättävän elimen jäsenenä;
f) keskuspankin johtokunnan jäsenenä;
g) suurlähettiläänä tai asiainhoitajana;
h) puolustusvoimissa vähintään kenraalikuntaan kuuluvana upseerina;
i) valtion kokonaan omistaman tai enemmistöomisteisen yrityksen taikka valtion liikelaitoksen hallinto-, johto- ja valvontaelimen jäsenenä; tai
j) kansainvälisten yhteisöjen johtajana, varajohtajana ja hallituksen jäsenenä.”
Poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön perheenjäsenellä tarkoitetaan PEP-henkilön
a) aviopuolisoa tai kumppania, joka asianomaisen maan kansallisessa lainsäädännössä rinnastetaan aviopuolisoon;
b) lapsia ja heidän aviopuolisojaan tai edellä tarkoitettua kumppania; ja
c) vanhempia.
Poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön yhtiökumppaneilla tarkoitetaan
a) kaikkia luonnollisia henkilöitä, joiden tiedetään olevan yhteisöjen, elinkeinonharjoittajien tai oikeudellisten järjestelyjen todellisia yhteisomistajia ja edunsaajia tai joilla tiedetään olevan mikä tahansa muu läheinen liikesuhde poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön kanssa; ja
b) kaikkia luonnollisia henkilöitä, jotka ovat sellaisten yhteisöjen, elinkeinonharjoittajien tai oikeudellisten järjestelyjen, joista tiedetään, että ne on tosiasiassa perustettu poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön eduksi, todellisia yksinomistajia ja edunsaajia.
Usein kysytyt kysymykset
Miksi kysymme asiakkaan tuntemistietoja?
Maksupalvelun tarjoajana Nesteellä on lakisääteinen velvollisuus asiakkaiden jatkuvaan tuntemiseen. Asiakkaille esitettävät tuntemiseen liittyvät kysymykset perustuvat lainsäädäntöön, kuten lakiin terrorismin rahoittamisen sekä rahanpesun estämisestä ja kyselyiden tavoitteena onkin estää rahanpesua, terrorismin rahoittamista, talousrikollisuutta sekä väärinkäytöksiä. Ajantasaisten asiakkaan tietojen avulla voimme taata asiakkaillemme turvallisen ja sujuvan asioinnin sekä täyttää lakisääteisen velvollisuutemme.
Mistä tiedän, että kysely on varmasti Nesteeltä, eikä huijausyritys?
Lähetämme pyynnön päivittää asiakastiedot sähköpostitse asiakkaillemme osoitteesta asiakkaantunteminen@neste.com. Voit siirtyä päivittämään asiakastietosi suoraan sähköpostissa olevan linkin kautta, tai menemällä osoitteeseen https://neste.fi/yrityksille/asiakkuus/asiakkaan-tunteminen.
Kuinka usein kysymme asiakkaan tuntemistietoja?
Kysymme asiakkaan tuntemistietoja jokaista asiakkuutta perustettaessa sekä säännöllisesti asiakassuhteen ajan, keskimäärin noin kolmen vuoden välein. Ajan tasalla olevat tuntemistiedot ovat edellytys voimassaolevalle asiakassuhteelle.
Kenelle kysely lähetetään?
Kysely lähetetään kaikille maksuvälineasiakkaillemme. Tämä perustuu maksulaitoslakiin ja vastuullisena yhteiskunnan jäsenenä olemme velvollisia kysymään tuntemistietoja kaikilta maksuvälineasiakkailtamme.
Olen ollut Nesteen asiakas jo pitkään, miksi näitä tietoja nyt kysytään?
Tuntemisvelvollisuus koskee niin uusia kuin olemassa olevia asiakkaita. Meillä on lakisääteinen velvollisuus pitää asiakkaidemme tiedot ajan tasalla. Kysymme tietoja säännöllisesti koko asiakassuhteen ajan.
Onko asiakkaan tuntemistietokyselyyn pakko vastata?
Kyllä. Ajantasaiset ja kattavat asiakkaan tuntemistiedot mahdollistavat sen, että voimme palvella asiakkaitamme hyvin ja sääntelyn mukaisesti koko asiakassuhteen ajan. Mikäli asiakkaamme eivät vastaa tuntemistietokyselyymme, voi seurauksena olla viime kädessä maksuvälineiden sulkeminen.
Voiko kysymyksiin vastata myöhemmin?
Toivomme, että asiakkaamme vastaavat tuntemistietokyselyyn mahdollisimman pian tietojen päivityspyynnön saavuttua. Näin voimme varmistua siitä, että asiakkaidemme tuntemistiedot ovat ajan tasalla koko asiakassuhteen ajan. Näin myös varmistat, että maksuvälineesi pysyy toiminnassa ilman katkoja.
Mitä tarkoittaa maksuvälineen käytön rajoittaminen?
Rajoittaminen voi tarkoittaa esimerkiksi Oma Neste -palvelun käytön rajoittamista, jolloin maksuvälineiden tilaaminen ja hallinnoiminen, raporttien ajaminen tai maksuvälineiden käyttörajan muuttaminen ei ole mahdollista. Voimme myös rajoittaa maksuvälineen käyttöä verkostossamme.
Miksi pyydämme tuntemistietoja lakanneelta yritykseltä?
Pahoittelemme, mikäli näin on käynyt. Päivitämme asiakasrekisteriämme säännöllisesti pitääksemme sen ajan tasalla. Voit lähettää tiedon lakanneesta yrityksestä osoitteeseen kortit@neste.com, niin teemme tarvittavat toimenpiteet maksuvälineen sulkemiseksi.
Voiko aikaisemmin annettuja vastauksia muuttaa?
Keskeneräisen lomakkeen tietoja pystyy muuttamaan Signom-palvelussa. Muussa tapauksessa voitte täyttää uuden lomakkeen. Asiakaspalvelumme auttaa lomakkeen täyttämisessä sekä vastaa kaikkiin asiakkaan tuntemistietoihin liittyviin kysymyksiin.
Olemmeko asiakkaaseen yhteydessä, kun olemme vastaanottaneet vastaukset?
Asiakkaan vastauksista riippuen saatamme tarvita lisätietoja. Otamme asiakkaaseen yhteyttä lähtökohtaisesti sähköpostitse tarvittaessa.
Minulla on myös toisen polttoainejakelijan maksukortti, miksi he eivät kysy näitä asioita?
Velvollisuus tuntea ja tunnistaa asiakkaansa koskee kaikkia Finanssivalvonnan alaisuudessa toimivia maksu- ja luottolaitoksia.
Olen jo täyttänyt Leasing-yrityksen tuntemistietokyselyn, miksi Neste kysyy samoja asioita?
Velvollisuus tuntea ja tunnistaa asiakkaansa koskee kaikkia Finanssivalvonnan alaisuudessa toimivia maksu- ja luottolaitoksia. Nesteellä on velvollisuus tuntea omat asiakkaansa.
Tuntemistietojen päivittäminen
En voi täyttää lomaketta verkkosivuilla, voiko tiedot toimittaa muulla tavoin?
Tuntemistietolomakkeen voi täyttää vain verkkosivujemme kautta. Mikäli emme saa tuntemistietoja, emme voi jatkaa asiakassuhdetta.
Minulla ei ole sähköpostiosoitetta, mutta se vaaditaan tuntemistietolomakkeella. Miten toimin?
Lähetämme päivityspyynnöt pääsääntöisesti vain sähköpostilla. Lisäksi tuntemistietolomakkeen allekirjoittajan sähköpostiosoite tarvitaan tuntemistietolomakkeen vahvistuksen lähettämistä varten. Sähköpostipalveluiden tarjoajia on useita ja sähköpostitilin saa yleensä käyttöön ilmaiseksi.
Minulla ei ole verkkopankkitunnuksia. Miten toimin?
Tuntemistietojen päivittäminen edellyttää vahvaa tunnistautumista. Jos sinulla ei ole henkilökohtaisia pankkitunnuksia käytössä, voit käyttää mobiilivarmennetta.
Onko allekirjoituspalvelu turvallinen? Ovatko tietoni turvassa?
Kun allekirjoituspalvelun www-sivu avataan, latautuu se suojatun yhteyden kautta työasemalle, josta tiedot syötetään. Lomake ja palvelu kommunikoivat suojatun yhteyden kautta ja muodostavat yksilöivän ja salatun yhteyden. Tietojen tallennuksessa noudatetaan samaa käytäntöä, olipa käyttäjä tunnistautunut tai ei. Vaikka lomakkeen tiedot täytetään ilman tunnistusta, annetut tiedot tulee vahvistaa vahvalla tunnistuksella ja sähköisellä allekirjoituksella. Tämä varmistaa, että tietoja ei välitetä eteenpäin ilman, että niiden antaja ja allekirjoittaja on tunnistettu. Palveluntarjoajamme noudattaa tietoturvan hallinnoinnissa ISO27001-standardin mukaista tietoturvan johtamisjärjestelmää. Allekirjoituspalvelun tarjoaja ei käytä lomakkeissa antamiasi tietoja markkinointitarkoituksiin.
Tuntemistietokyselyn sisältö
Millaisia kysymyksiä kysymme?
Kun kyseessä on yritysasiakas, meidän on mm. • pystyttävä todentamaan asiakkaidemme henkilöllisyys sekä varmistuttava asiakkaidemme ajantasaisista henkilötiedoista • tunnistettava mm. yritys- ja yhteisöasiakkaan edustajat, omistajat, omistusrakenne ja tosiasialliset edunsaajat • selvitettävä, onko asiakas poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö tai tällaisen henkilön perheenjäsen tai yhtiökumppani.
Lomake tulee allekirjoittaa yhtiöjärjestyksen mukaisesti ja tarkistamme, että allekirjoittaneella on yrityksessä nimenkirjoitusoikeus.
Kuka on tosiasiallinen edunsaaja ja miksi tarvitsemme nämä tiedot?
Meillä on lakisääteinen velvollisuus tunnistaa yritys- ja yhteisöasiakkaidemme tosiasialliset edunsaajat. Tosiasiallisena edunsaajana pidetään luonnollista henkilöä, jolla on yli 25 % omistus, välillinen omistus tai ääniosuus yhtiöstä. Edunsaaja on aina luonnollinen henkilö eli kuolinpesää, yritystä, yhteisöä tai julkisyhteisöä ei voida ilmoittaa yrityksen tosiasialliseksi edunsaajaksi. Yrityksessä voi olla yksi tai useampi tosiasiallinen edunsaaja. On myös tilanteita, joissa edunsaajia ei ole, silloin edunsaajina pidetään yleensä hallitusta, toimitusjohtajaa tai muita vastaavassa asemassa olevia henkilöitä. Tilanteissa, joissa kukaan yhtiössä ei käytä määräysvaltaa tai omista yhtiöstä yli 25%, tosiasiallisina edunsaajina pidetään hallituksen jäseniä, toimitusjohtajaa tai muita vastaavassa asemassa olevia henkilöitä.
Kuka on poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (PEP)?
Poliittisesti vaikutusvaltaisella henkilöllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, joka toimii merkittävässä julkisessa tehtävässä, on poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön perheenjäsen tai läheinen yhtiökumppani. Lisätietoja poliittisesti vaikutusvaltaisista henkilöistä löytyy verkkosivuiltamme.
Maksulaitostoimilupa
Miksi Nesteellä on Maksulaitostoimilupa?
Neste Markkinointi Oy:llä on maksulaitoksen toimilupa korttien liikkeeseen laskuun ja tapahtumien käsittelyyn.
Mitä hyötyä Maksulaitostoimiluvasta on Nesteelle?
Maksupalveluiden tarjoajana toimimme vastuullisesti noudattaen velvoittavaa lainsäädäntöä. Asiakkuuden aikana kysymme perustietoja yrityksestäsi ja sen toiminnasta, jotta voimme täyttää meille laissa asetetut vaatimukset, joka auttaa meitä palvelemaan myös yritystäsi paremmin.
Tietojen jakaminen ja käyttötarkoitus
Mihin tietoja käytetään?
Asiakkaan tuntemistietoja ja muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä muihin laissa rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä edellytettyihin tarkoituksiin. Asiakkaan henkilötietoja voidaan käyttää sen selvittämiseen, onko asiakas kansainvälisten pakotteiden kohteena. Kaikkia antamiasi tietoja käsitellään luottamuksellisesti.
Jaatteko tietoja muille tahoille?
Henkilötietojasi käsitellään tietosuojaselosteemme mukaisesti.
Jaa tämä